Comment rédiger un appel d’offre en 7 étapes pour vos campagnes d’expertises immobilières quinquennales ?
Par habitude, il est toujours plus facile de confier ses campagnes d’expertises quinquennales aux mêmes cabinets chaque année. En réalité, vous pouvez même organiser la rotation des experts en jonglant avec seulement 2 cabinets différents lorsqu’ils arrivent au terme de la période des 5 ans.
Non pas que nous soyons contre la fidélité et la création de liens de confiance forts, mais nous pensons que l’habitude est mauvaise conseillère lorsqu’il s’agit d’évaluer un portefeuille immobilier avec des enjeux financiers importants. D’autant plus lorsque « casser ses habitudes » est peu coûteux et permet d’avancer sereinement dans le respect des règles de l’ACPR.
En effet, rédiger et diffuser un appel d’offres pour vos campagnes d’expertises immobilières est assez simple et ne veut pas dire systématiquement changer de partenaires. Cela représente plutôt un challenge pour ces-derniers. De plus, cela vous permet de vous assurer de travailler avec le meilleur pour votre organisation.
Cette année, vous souhaitez sortir de vos habitudes et lancer un appel d’offre ? Voici une proposition clé en main pour rédiger et mettre en œuvre cet appel d’offres en 7 points essentiels :
Préparation de l’appel d’offres
- Identifiez clairement les besoins de votre entreprise en matière d'expertise immobilière. Déterminez les critères importants tels que la qualité du service, l'expérience des prestataires, les délais de réalisation, le prix…
- Préparez un cahier des charges détaillé comprenant les informations spécifiques que vous souhaitez obtenir de la part des prestataires. Mentionnez clairement les attentes en termes de méthodologie d'expertise, de rapport final, de formats de livrables, etc.
- Identifiez les prestataires potentiels en utilisant différents canaux tels que des recherches en ligne, des recommandations professionnelles, etc. Établissez une « shortlist » de prestataires qualifiés.
- De notre côté il nous semble pertinent de shortlister ces partenaires en prenant en compte par exemple le niveau d’expérience et en l’occurrence le nombre d’expertise réalisée sur une typologie de bien en question ou sur une zone géographique…
Partage des informations
- Préparez un fichier contenant une ligne par bien immobilier à expertiser. Incluez au minimum les informations suivantes : typologie de bien, l'adresse, la surface, la surface pondérée, la précédente valeur et la date de valeur, le résultat du diagnostic de performance énergétique, le montant du loyer actuel et l'année du bail en cours.
- Partagez ce fichier avec les prestataires intéressés en leur fournissant les droits de lecture et de modification appropriés. Encouragez-les à poser des questions avec une partie "Q&A" pour clarifier les informations fournies. Vous pouvez également prévoir de faire signer une « NDA » afin de partager les informations sensibles.
Réception des offres
- Fixez une date limite pour la réception des offres et communiquez-la clairement aux prestataires.
- Encouragez les prestataires à poser des questions supplémentaires s'ils en ont besoin pour bien comprendre la mission.
- Établissez un modèle de réponse à l'appel d'offres, spécifiant les informations attendues, telles que la méthodologie proposée, les tarifs, les délais, les références professionnelles, etc.
- Analysez les offres reçues en prenant en compte les critères établis au préalable. Évaluez la pertinence de la méthodologie proposée, l'expérience des prestataires, les coûts, les délais, la réputation, etc.
Evaluation et sélection
- Organisez une réunion ou avec les prestataires présélectionnés pour discuter de leurs offres et clarifier certains aspects si nécessaire. Ce sera également le moment de peut-être négocier la prestation si vous visez déjà de travailler avec un cabinet en particulier mais aussi de mesurer sa motivation à vous accompagner.
- Évaluez les prestataires en fonction de leur compréhension de la mission, de leur capacité à répondre aux exigences spécifiques, de leur expérience pertinente, de leur réputation et de leur tarification.
- Sélectionnez le prestataire qui répond le mieux à vos besoins en tenant compte des critères prédéfinis.
Communication et finalisation
- Informez tous les prestataires de la décision finale, en indiquant les raisons de votre choix si possible.
- Négociez les modalités contractuelles et les délais avec le prestataire sélectionné.
- Finalisez le contrat et mettez en place un processus de suivi pour vous assurer de la bonne exécution de la mission.
Création d’une dataroom
- Créez une "dataroom" en utilisant une plateforme de partage de fichiers sécurisée. Organisez les dossiers pour chaque bien immobilier, en suivant une structure d'arborescence claire et intuitive.
- Incluez les documents pertinents tels que le titre de propriété, les plans, l'état des surfaces, les baux commerciaux ou d'habitation, les anciens rapports d'expertise, etc.
- Assurez vous que les prestataires retenus ont un accès facile à la « dataroom » et peuvent télécharger les documents nécessaires pour évaluer les biens.
Suivi et gestion du contrat
- Une fois le contrat signé, établissez un processus de suivi régulier pour évaluer la performance du prestataire et s'assurer du respect des engagements contractuels. Selon l’ampleur de la campagne d’expertise immobilière, nous vous recommandons d’organiser un point de 30 à 45 minutes par semaine ou toute les 2 semaines.
- Maintenez une communication ouverte avec le prestataire tout au long du processus pour résoudre les problèmes éventuels et garantir la réussite de la mission.
En suivant cette méthodologie, vous serez en mesure de mettre en œuvre un appel d'offres transparent et efficace pour sélectionner le cabinet d’expertises immobilières qui correspond le mieux à vos besoins.